قد يظهر في بعض تقارير المخزون أو القيود المحاسبية إجمالي تكلفة سالبة لبعض الأصناف أو العمليات.
ولا يُعد ذلك خطأً محاسبيًا بحد ذاته، وإنما ينتج غالبًا عن اختلاف الترتيب الزمني بين تاريخ إدخال العمليات وتاريخ تنفيذها الفعلي في النظام. (إدخال متأخر، تعديل رجعي، أو احتساب تكلفة قبل اكتمال مصادرها الفعلية).
بعض أسباب ظهور التكاليف السالبة
- تنفيذ عمليات صرف أو تحويل مخزني قبل اكتمال إدخال جميع عمليات الإدخال المرتبطة بالصنف.
- إدخال عمليات مشتريات أو أرصدة افتتاحية بتاريخ يسبق عمليات صرف أو تحويل تم تنفيذها فعليًا في وقت لاحق.
- إجراء تعديلات رجعية على عمليات مخزنية بعد تنفيذ عمليات لاحقة عليها.
آلية حدوث الفرق
عند تنفيذ عملية صرف أو تحويل بتكلفة تقديرية، ثم إدخال عملية لاحقة بتاريخ أسبق وبتكلفة فعلية مختلفة، يقوم النظام بإعادة احتساب متوسط التكلفة، مما قد يؤدي إلى ظهور فرق تكلفة سالب يعكس الفرق بين التكلفة المحتسبة سابقًا والتكلفة الفعلية المعاد تقييمها.
التفسير المحاسبي
تمثل التكاليف السالبة فروقات ناتجة عن إعادة تقييم المخزون ولا تعكس خسارة فعلية، وإنما تشير إلى أن بعض العمليات قد تم احتساب تكلفتها قبل اكتمال جميع مصادر التكلفة الصحيحة.
الضوابط المعتمدة- يُسمح بظهور فروقات تكلفة سالبة في حال السماح بالتعديل الرجعي على العمليات.
- تُعتبر هذه الفروقات مؤشرات رقابية تستوجب المراجعة، ولا يتم ترحيلها إلى الحسابات الختامية إلا بعد التحقق من سلامة تسلسل العمليات.
- في حال إغلاق الفترات المحاسبية، لا يُسمح بإدخال أو تعديل عمليات بتاريخ سابق إلا بصلاحيات خاصة ومع توثيق سبب التعديل.
التوصيات- الالتزام بإدخال عمليات المشتريات والأرصدة الافتتاحية قبل تنفيذ عمليات الصرف أو التحويل.
- تقليل التعديلات الرجعية قدر الإمكان.
- مراجعة أي ظهور غير متكرر أو غير مبرر للتكاليف السالبة.
توضيح الفكرة محاسبيًا
السالب في التكاليف يظهر عادة في الحالات التالية:
-
تنفيذ عملية صرف / تحويل بتكلفة تقديرية
-
ثم إدخال عملية لاحقة زمنيًا ولكن أقدم تاريخًا
➡️ فينتج فرق:
8 (تكلفة الادخال) - 10 (تكلفة الاخراج) = -2 (اجمالي تكلفة سالب)
وهذا هو مصدر السالب في إجمالي التكاليف في التقرير.